13.07.2020 | Job & Berufsleben Selbstständig machen nach dem Studium - welche Softwares sind sinnvoll?

Abbildung 1: Die Entscheidung, sich nach dem Studium direkt selbstständig zu machen, ist sehr mutig. Damit dein Traum Wirklichkeit wird, solltest du alles gründlich planen und nichts dem Zufall überlassen.

Fertig studiert – und was jetzt? Diese Frage stellen sich die meisten Studenten, wenn es ans Ende der Studienzeit geht. Manche bleiben an der Uni und streben dort eine Karriere als Dozent an, andere machen sich auf Jobsuche und fangen an Bewerbungen zu schreiben. Ein kleiner Teil der Studenten hat ganz andere Pläne: Sie wollen direkt mit einer eigenen Geschäftsidee durchstarten. 

Dagegen spricht grundsätzlich überhaupt nichts. Der Zeitpunkt kann sogar Vorteile mit sich bringen. Du hast noch kein festes Einkommen, das du aufgeben müsstest, und bist noch an kein Unternehmen gebunden. Darüber hinaus sind junge Menschen Stress und Belastungen besser gewachsen. Ein paar Dinge sind dennoch wichtig, denn im Blindflug solltest du nicht starten. An erster Stelle stehen die Finanzen und die Kosten für Hard- und Software, die in der Regel einen wesentlichen Teil des finanziellen Aufwands bis zur Gründung ausmachen.

Soft- und Hardwareequipment für die neue Selbstständigkeit

Je nach Branche und Tätigkeit sind unterschiedliche Hard- und Software-Komponenten notwendig. Wenn du ein Büro hast, ist ein stationärer PC eine gute Lösung. Doch meist sind junge Unternehmer viel unterwegs. Das macht einen Laptop notwendig. So bist du immer und überall arbeitsbereit. Außerdem sind Drucker, am besten mit Kopier- und Scanfunktion, ein WLAN-Router und ein Smartphone notwendig. Darüber hinaus ist Software notwendig. Dabei gibt es Programme, die essenziell sind und die jeder haben sollte, wie Office-Programme mit Textbearbeitung, Präsentationen, Tabellenkalkulation, E-Mail-Programm und Antivirensoftware

Abbildung 2: Wer nicht gerade BWL studiert oder einen entsprechenden Lehrgang besucht hat, ist mit der Unternehmensbuchhaltung meist hoffnungslos überfordert. Zum Glück gibt es dafür passende Softwarelösungen.

Wenn du dich nicht selbst mit der Buchhaltung herumschlagen möchtest und dir am Anfang das Geld für den Steuerberater sparen willst, ist eine gute Buchhaltungssoftware, die es in verschiedenen Preiskategorien gibt, sinnvoll.

Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben

Im Geschäftsalltag sind viele organisatorische Aufgaben zu bewältigen, die du nicht unterschätzen solltest. Hier kann dir eine ERP-Software eine große Hilfe sein. Damit lassen sich die verschiedenen Unternehmensbereiche zentral steuern. Es gibt ERP-Systeme, die sehr genau auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen angepasst sind. Damit lassen sich Einkauf, Warenwirtschaft und Verkauf zentral steuern. Auch Rechnungs- und Angebotserstellung sowie weitere kaufmännische Funktionen lassen sich darin einfach bewältigen.

Was ist ERP genau?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Ressourcenplanung in einem Unternehmen. Damit lassen sich alle wichtigen Geschäftsprozesse in einem Unternehmen unterstützen, bündeln und steuern. Gemeint sind alle Geschäftsprozesse, die für die Produktion oder Erbringung der Dienstleistung notwendig sind, wie Kapazitäten, Kapital, Material und Personal.

Integrierte ERP-Systeme

Bei einem integrierten ERP-System handelt es sich um eine gemeinsame Software, die das gesamte Unternehmen nutzen kann. Es stellt eine Komplettlösung dar, die für alle Unternehmensbereiche gleichermaßen nutzenstiftend ist, wie etwa für die Anlagenwirtschaft, die Beschaffung, das Finanz- und Rechnungswesen, das Personalwesen, die Produktion oder den Vertrieb. Grundsätzlich unterstützt es alle standardisierten Prozesse in allen Unternehmensbereichen.

Lohnabrechnung kann ebenfalls Teil davon sein

Es ist beispielsweise sehr aufwendig, die Lohnabrechnung per Hand zu erstellen. Diese Aufgabe kann das ERP-System erbringen. Dort sind bereits alle notwendigen Daten hinterlegt und die Daten sind auch immer auf dem neusten Stand. Die so eingesparte Zeit können junge Gründer für die essenziellen Aufgaben im Unternehmen aufwenden.

Mit ERP Kennzahlen berechnen

Außerdem errechnet ein ERP-System wichtige Unternehmenskennzahlen. Sie lassen sich damit nicht nur ausgeben, sondern auch in übersichtlicher Form auswerten.

Mit der richtigen Software Kosten und Zeit sparen

Bei der Entscheidung für die richtige Software kannst du Kosten sparen. In einem Start-up kann eine gute Software Personalkosten einsparen. So spart eine gute Buchhaltungssoftware die Einstellung eines Buchhalters. Der Steuerberater muss dann nur noch den Jahresabschluss erstellen.

Wenn du nur wenige oder gar keine kaufmännischen Kenntnisse hast, erleichtert dir eine Software für diese Arbeiten den Alltag ganz ungemein. Sie ist in der Regel mit vielen Schnittstellen ausgestattet, die beispielsweise für die Kommunikation mit der Bank, mit dem Steuerberater oder mit dem Finanzamt geeignet sind.

Nur kaufen, was dir tatsächlich nützt

Auf dem Markt gibt es Software für die unterschiedlichsten Aufgaben, die ganz bestimmte Anforderungen erfüllen. Zum Teil sind solche Angebote auf eine ganz bestimmte Branche ausgerichtet. Wenn diese Aufgaben sehr häufig im Unternehmen anfallen, hilft die Software dabei, die Arbeitsabläufe effizienter zu machen. Bei manchen Anbietern gibt es die Möglichkeit, die Software über einen bestimmten Zeitraum kostenlos zu testen. Danach ist es leichter zu entscheiden, ob die Software wirklich notwendig ist. Eine teure Software mit vielen Anwendungsmöglichkeiten, die im Unternehmen keiner nutzt, verfehlt ihren Zweck.

Abbildung 3: Am Anfang können kostenlose Versionen von Apps die Lösung für ein Softwareproblem sein. Wenn später mehr Mitarbeiter damit arbeiten, kannst du entsprechende Nutzungsrechte für mehrere User kaufen.

Software auf die Nutzung abstimmen

Wenn du am Anfang nur wenige Mitarbeiter hast oder gar keine, brauchst du nicht gleich eine große (und kostenintensive) Mehrplatzlösung. Die lässt sich bei den meisten Anbietern im Bedarfsfall nachrüsten. Wenn immer nur einer mit einer bestimmten Aufgabe betraut ist, ist in der Regel eine günstige Einzelplatzlösung vollkommen ausreichend. In manchen Fällen kann der Kauf einer gebrauchten Softwarelizenz die kostengünstige Alternative sein. Viele Softwarelösungen sind heute in der Cloud verfügbar, sodass die Nutzer von überall darauf Zugriff haben. Das ist insbesondere dann interessant, wenn du oder deine Mitstreiter viel bei Kunden vor Ort unterwegs sind und dort die Software brauchen.

Tipp: Folgekosten im Auge behalten

Mit der Anschaffung von Hard- und Software ist es in der Regel nicht getan. Service und Instandhaltung haben laufende Kosten zur Folge, die du im Rahmen deiner Finanzplanung ebenfalls berücksichtigen musst.