11.10.2021 | Job & Berufsleben Wie digitale Zeiterfassung das Homeoffice erleichtert

Die Hochzeiten der Corona-Pandemie haben das Homeoffice notwendig gemacht. Die Implementierung dieser Möglichkeit hat es auch danach für viele Arbeitnehmer selbstverständlicher gemacht, nach den verstärkten Kontaktbeschränkungen vermehrt im Homeoffice zu arbeiten. Aber wie gestalten sich dort rechtliche Vorgaben, was die Zeiterfassung und Einhaltung von Arbeitszeiten eingeht und wie kann man das prüfen? Wir schauen uns die Vorteile digitaler Zeiterfassungstools an.

Müssen im Homeoffice die festen Arbeitszeiten eingehalten werden?

Für Arbeitgeber besteht regulär eine Dokumentationspflicht in Bezug auf die Arbeitszeiten eines Angestellten. Das ist nicht nur ein Werkzeug für ihn, um zu überprüfen, dass die vorgeschriebenen Zeiten ausgefüllt wurden. Es ist vor allem zum Arbeitnehmerschutz notwendig. Haben sie feste Angaben darüber, dass sie bereits ihre vereinbarten Stunden abgearbeitet haben, können sich Angestellte besser davor schützen ausgenutzt zu werden.

Deshalb muss der Arbeitgeber auch nicht nur für sich festhalten, wer wie viel geleistet hat, sondern auch vor dem Recht beweisen, dass keiner seiner Angestellten zu viele Überstunden macht.

Grundsätzlich gelten die gleichen Regelungen auch für das Homeoffice.

Ein Mitarbeiter darf:

  • nicht länger als 8 Stunden pro Tag arbeiten
  • bei viel akutem Arbeitsaufwand kann man auf 10 Stunden verlängern
  • die mehr geleisteten Stunden müssen im nächsten halben Jahr ausgeglichen werden

Sprich, niemand darf innerhalb von 6 Monaten im Durchschnitt mehr als 8 Stunden pro Tag arbeiten

Müssen im Homeoffice Pausen eingehalten werden?

Ja. Auch hier gelten die gleichen Pausen- und Ruhezeiten-Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. Wer mehr als 6 Stunden am Tag arbeitet, verdient eine Pause von mindestens 30 Minuten. Wer 9 Stunden lang arbeitet, bekommt 45 Minuten.

Welche Ruhezeiten gelten für das Homeoffice?

Zwischen zwei Arbeitsschichten müssen mindestens 11 ununterbrochene Stunden Ruhezeit liegen. Wird die Ruhezeit ausnahmsweise verkürzt, muss sie innerhalb der nächsten 4 Woche mit einem Tag verlängerter Ruhezeit ausgeglichen werden.

Digitale Zeiterfassung kann die Mitarbeiter im Homeoffice motivieren

Der Arbeitgeber hat ein Weisungsrecht für die Arbeitszeiten im Homeoffice. Damit kann er Arbeitszeiten vorgeben, solange sie dem Recht entsprechen. Auch wenn das bei vielen Arbeitsstellen in der Praxis schwer umzusetzen ist, müsste der Arbeitgeber die Einhaltung dieser Arbeitszeiten stichprobenartig überprüfen.

Vielerorts wird sich aber an eine Vertrauensarbeitszeit gehalten. Solange die Arbeit erledigt wird und der Angestellte dann zu erreichen ist, wann es notwendig ist, kann dieser sich seine Arbeit im Homeoffice oft selbst einteilen.

Das führt zu zwei Problemen:

  1. Die Einhaltung der rechtlichen Arbeitszeiten kann nicht vollständig nachgewiesen werden.
  2. Ohne direkte Anweisung/Überwachung lassen manche Angestellte die Arbeit (ungewollt) schleifen.

Dieser Wechsel in den Arbeitsmodus funktioniert für uns normalerweise automatisch, wenn wir das Haus verlassen und das Büro betreten. Nun sind wir zum Arbeiten hier und haben meist auch noch Kollegen, die mehr oder weniger mitbekommen, wie aktiv wir arbeiten.

Zu Hause kann es dafür verlockend sein, den Tag ganz gemütlich anzugehen. Selbst für die unter uns, die gewillt sind Arbeit zu leisten, kann es schwer sein, einen Einstieg zu finden, wenn man sich in dem Umfeld aufhält, in dem wir normalerweise unsere Freizeit verbringen. Insbesondere, wenn man zeitgleich Kinder betreuen muss oder ähnliches.

Eine feste Überprüfung der Arbeitszeiten kann dabei helfen. Es ist eine kleine Kontrolle, die es uns ermöglicht uns gezielt zu einem Zeitpunkt hinzusetzen und nach Vollenden des Zeitraums danach auch wieder aus dem Arbeitsmodus herauszukommen, um unseren Feierabend zu genießen.

Wie die Arbeitszeit im Homeoffice erfasst werden kann?

Die Entwickler von Papershift sind ein führender Anbieter in der Schichtplanungs- und Zeiterfassungssoftware in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Über 200.000 Nutzer greifen bereits auf ihre Software zurück, um ihr Personalmanagement zu planen. Damit bieten sie genau die Lösung, die für Probleme wie die Homeoffice-Zeiterfassung gebraucht wird.

Ihre Software nimmt das Konzept der analogen Stechuhr und digitalisiert es. Die Stempeluhr finden alle Angestellten hier entweder über einen Browser oder auch durch mobile Apps. Damit können sie sich ortsunabhängig beim Einloggen auf ihrem PC einstempeln und bei Pausen oder dem Arbeitsende wieder austragen. Die Software übermittelt diese Daten an den Arbeitgeber, der sie gesammelt auswerten kann.

Damit hat er den Nachweis über geleistete Stunden zur Hand, mit dem er beweisen kann, dass er sich an das Arbeitszeitrecht hält. Oder, für den Fall, dass seine Angestellten zu viel Arbeiten, die Gelegenheit dem mit Freizeitausgleich entgegenzuwirken. Dazu kommt die Software zeitgleich mit Funktionen wie der Schicht- oder Urlaubsplanung, die mit allen erfassten Informationen ineinandergreifen und aufeinander aufbauen.

Fazit

Das Homeoffice wirkt für viele für eine arbeitsrechtfreie Zone, in der sie ihre Arbeit ganz nach den eigenen Vorstellungen gestalten können, ohne Nachweis zu tragen, solange die geforderten Aufgaben erledigt sind. Auch wenn viele Details des Arbeitsrechts in Bezug auf das Homeoffice noch schwammig sind, gilt immerhin eines: Die Vorgaben des Arbeitszeitrechts müssen weiterhin eingehalten werden.

Wer das umsetzen will, braucht Technologie, die ihm das ermöglicht. Apps wie die Zeitmanagementsoftware Papershift bieten genau die digitale Stempeluhrtechnik, mit der sich auch über Distanz nachvollziehen lässt, welche Arbeitszeiten eingehalten werden. Das erleichtert nicht nur das Personalmanagement, sondern auch die Steuerung der Mitarbeitermotivation.