13.03.2020 | Technik Digitalisierung: Wie Firmen den Wandel finanzieren können

Die Digitalisierung ist wohl das Schlagwort der letzten Jahre. Die Welt hat sich verändert, unser Alltag hat sich verändert und vor allem in den Firmen hat der digitale Wandel längst Einzug gehalten. Was bedeutet die Digitalisierung für einen Betrieb und wie lässt sich der Wandel bewältigen? Der Beitrag liefert Tipps für Firmen.

Die Digitalisierung sorgt dafür, dass einige Aufgaben für Menschen komplett wegfallen. Dafür entstehen anderswo neue Herausforderungen.

Was bedeutet eigentlich Digitalisierung?

Digitalisierung bedeutet, dass analoge Prozesse und Informationen in eine digitale Form umgewandelt und entsprechend anwendbar und nutzbar gemacht werden. Auf Basis dieser allgemeinen Definition wird klar, dass Digitalisierung für jede Firma etwas anderes bedeutet, da jede Firma ihre eigenen Prozesse und Arbeitsabläufe mit entsprechenden Inhalten und Informationen verfolgt. 

Allerdings gibt es eine ganze Reihe von Aufgaben und Anforderungen, die in fast jeder Firma vorkommen und für die es entsprechende digitale Lösungen und Angebote am Markt gibt. Dazu gehören zum Beispiel Sachverhalte aus diesen Bereichen:

  • Management/Geschäftsführung
  • Personalabteilung
  • Buchhaltung
  • Finanzen und Controlling
  • Marketing
  • IT
  • Vertrieb
  • Logistik/Materialwirtschaft
  • Kundenbetreuung

Innerhalb der Abteilungen laufen bestimmte Prozesse ab, die sich durch die digitale Brille betrachten und entsprechend anpassen lassen. Greifen wir zum Beispiel die Buchhaltung beispielhaft heraus.

Digitalisierung am Beispiel der Buchhaltung

In der Vergangenheit war es üblich, dass eine Firma ihre Unterlagen (Kontoauszüge, Kassenbuch. Belege etc.) jeden Monat zum Steuerberater brachte. Dieser nahm einen Ordner voller Papiere entgegen und verbuchte sie entsprechend manuell. Heute ist es möglich, sämtliche Unterlagen digital an den Steuerberater zu versenden, denn die meisten Rechnungen kommen per Mail und liegen bereits in digitaler Form vor. Sie werden in einer digitalen Akte organisiert und an das Steuerbüro zur Verbuchung per E-Mail weitergeleitet. 

Manche Betriebe sind deutlich digitaler aufgestellt: Oft greifen Firmen heute schon selbst auf das Buchungssystem des Steuerberaters zu und laden die Belege automatisch per Fotoscan oder San hoch. Das System des Steuerberaters prüft die Angaben auf den Belegen und erfasst die notwendigen Daten automatisch in der Buchhaltung. Außerdem ist es in der Lage anhand der Daten den richtigen Buchungssatz zu kontieren und auf Wunsch direkt zu verbuchen. Die Mitarbeiter*innen im Steuerbüro kontrollieren nur noch in Zweifelsfragen, ob die Angaben in den Buchungssätzen tatsächlich korrekt sind.

Dauerte die Monatsbuchhaltung früher 3 Stunden, reduziert sich der Aufwand heute auf 1 Stunde oder weniger – je nach Automatisierungsgrad der Firma und des Steuerbüros.

Wie digital ist die Firma?

Je nachdem, wie die Firma heute aufgestellt ist, gilt es, die Digitalisierung spezifisch voranzutreiben. Ist das Unternehmen zum Beispiel bereits sehr gut mit dem Steuerbüro vernetzt, kommuniziert fast ausschließlich per E-Mail und verfügt über digitale Recruiting-Abläufe zur Personalgewinnung? Dann gilt es den Fokus auf die Schwachstellen zu legen und die bislang vernachlässigten Bereiche digital voranzutreiben. Dabei greift Vater Staat den Firmen unter die Arme, denn sie können Zuschüsse und Förderdarlehen für den digitalen Wandel beantragen.

Wie lässt sich die Marketingstrategie digital ausrichten? Für die Beratungskosten rund um diese Frage gibt es Zuschüsse.

Zuschüsse am Beispiel des Marketings

Das Informations- und Kaufverhalten von Kunden hat sich geändert. Verbraucher surfen im Netz, lesen Bewertungen, vergleichen Preise und entscheiden sich am Ende nicht unbedingt für das günstigste Produkt, sondern für das Produkt, das ihr spezielles Problem am besten löst bzw. ihren speziellen Bedarf am besten bedient.

Aus Sicht der Firmen bedeutet es, eine spezifische Kundengruppe gezielt anzusprechen, zu deren Bedarf die eigenen Produkte perfekt passen. Dazu braucht es eine maßgeschneiderte Marketingstrategie, die die aktuelle Ausgangssituation der Firma berücksichtigt und praktisch wie ein perfektes Puzzleteil die Firma mit ihrer Zielgruppe in Verbindung bringt. Eine solche Marketingstrategie lässt sich am besten mit einem Profi entwickeln und genau dafür gibt der Staat Geld. Firmen können den Unternehmerzuschuss beantragen, der die Kosten einer strategischen Marketingberatung bezuschusst. In Bayern erhalten junge Unternehmen (bis 2 Jahre nach der Gründung) einen Zuschuss von maximal 2.000 Euro. Unternehmen ab dem 3. Betriebsjahr können immerhin noch 1.500 Euro vom Staat bekommen. Auf diese Weise können sich auch kleine Firmen einen professionellen Berater leisten, der ihnen bei der Strategieentwicklung hilft.

Nach der Strategie kommt die Umsetzung

Ist die Strategie entwickelt, geht es in die Praxis. Aus der Strategie leiten sich konkrete Maßnahmen ab, die zur Zielerreichung führen. Hat eine Firma beispielsweise vor, den Kundendienst transparent in den sozialen Medien anzubieten – beispielsweise auf Facebook – und darüber hinaus eine Online-Community zu initiieren, die sich über ihre Produkte austauscht, braucht sie eine passende Marketingagentur, die sie bei der Umsetzung unterstützt. Für diesen Teil der Arbeit gibt zwar keine Zuschüsse, aber der Staat hilft Firmen mit Förderdarlehen, um die anstehenden Arbeiten zu finanzieren. Ein einsetzbarer Förderkredit wäre zum Beispiel der Universalkredit der KfW-Bank, der für Finanzierungen ab 25.000 Euro Bedarf beantragt werden kann. Das kann für umfassende Marketingaktivitäten, die langfristig angelegt sind, der richtige Rahmen sein. Der Kredit kann darüber hinaus für weitere Investitionstätigkeiten und weiteren Betriebsmittelbedarf eingesetzt werden – also nicht nur für Marketingaufwendungen. Wer sich gerade erst selbstständig gemacht hat und eine weniger umfangreiche Marketingkampagne zu finanzieren hat, sollten sich alternativ den ERP-Gründerkredit StartGeld näher ansehen.

Fazit: Beratung beauftragen, Finanzierung klären, Umsetzung angehen

Um in Sachen Digitalisierung nicht den Anschluss zu verpassen müssen Firmen Geld in die Hand nehmen, egal ob es sich um Industrie, Handel, Handwerk oder Landwirtschaft handelt. Dabei ist es ratsam sich professionelle Beratung ins Haus zu holen. Firmen in Bayern sollten sich zunächst an die örtliche IHK wenden und sich zu den Fördermöglichkeiten zu ihrem Vorhaben im Einzelfall zu erkundigen. Die IHK-Mitarbeiter können meistens helfen und stellen den Kontakt zu einem passenden Berater her oder können auf einen lokalen Datenpool verweisen. In Zusammenarbeit mit einem Berater wird die Firma dann auf das Digitalisierungspotenzial hin geprüft und eine Strategie entwickelt. Diese Beratungstätigkeit ist über Zuschüsse förderbar.

Tipp: Der Digitalbonus Bayern ist ab dem 01.04.2020 wieder verfügbar. Vielleicht passt das Programm ideal zu den anstehenden Digitalisierungsaktivitäten?

Mit dem Strategiekonzept in der Hand ist es nun an dem Unternehmer, die Kosten für die geplanten Maßnahmen zu ermitteln, um eine eventuell nötige Finanzierung aufzustellen. Sobald die Finanzierung steht, geht es an die Umsetzung. Diese lässt sich professionell und innerhalb kurzer Zeit mit Fachleuten auf den Weg bringen, je nach individuellen Anforderungen - sei es in Zusammenarbeit mit einer professionelle Marketingagentur, einem spezialisiertes IT-Unternehmen oder einem Logistik-Partner, der die Bestell- und Versandstrukturen auf neue, digitale Bahnen setzt.