04.02.2021 | Technik „Wieder keinen Empfang im Homeoffice“: Effizienter arbeiten mit VoIP

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Die fortschreitende Digitalisierung vereinfacht den Arbeitsalltag erheblich. Vor allem die Kommunikation wird wesentlich effizienter, egal ob nach außen mit Kunden oder intern im eigenen Team. Zusätzlich ist ortsunabhängiges Kommunizieren dank Smartphones und Instant Messengern sehr unkompliziert geworden. Nicht nur Privatleute, sondern auch Unternehmen profitieren davon. Voice-over-IP-Systeme, kurz VoIP, verbinden Mitarbeiter auf der ganzen Welt, egal, in welcher Zeitzone sie sich aufhalten. Nicht nur die Telefonie wird einfacher und kostengünstiger – viele VoIP-Anbieter haben zahlreiche Zusatzfunktionen im Programm, die die Zusammenarbeit bereichern.

Was ist Voice-over-IP?

Unter VoIP versteht man das Telefonieren über das Internet. DSL-Router ersetzen hierbei die herkömmlichen ISDN-Modems. Telefonate werden als Datenpakete über die Internetverbindung übertragen und damit von analogen Telefonanlagen entkoppelt. In der Konsequenz bieten VoIP-Anbieter die Möglichkeit, das Telefonieren ganz ohne Telefon zu ermöglichen:

Sogenannte Softphones bestehen nur noch aus Software auf Laptops oder Desktop-PCs, die das konventionelle Telefon imitieren. Nutzer telefonieren via Headset. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass das Telefon dort ist, wo sich der Nutzer mit seinem Laptop befindet.

Münchener VoIP-Systeme bieten unterschiedliche Konfigurationen:

  • IP-Tischtelefonie für Büros
  • Internettelefonie via Smartphone
  • die sogenannten Softphones

Die Abwicklung der Telefonate kann dabei entweder über eine Cloud-Telefonanlage erfolgen oder über einen lokal gehosteten Server. Dies bezeichnet man dann als On-Premise-Lösung. Allerdings gibt es auch die Möglichkeit, die On-Premise-Lösung vom Anbieter auf externen Servern installieren zu lassen.

Welche Funktionen bringt VoIP zusätzlich mit?

Viele Anbieter von VoIP haben aber nicht nur die Internettelefonie im Gepäck, sondern bieten auch eine große Auswahl anderer Funktionen an, die mit der ausgewählten Software genutzt werden können. So wird die Unternehmenskommunikation komplett digitalisiert und effizienter gestaltet. Mit einer guten VoIP-Lösung können Unternehmen:

  • Zahlreiche und flexible Nebenstellen nutzen
  • dezentrale Erreichbarkeit herstellen
  • einen Anrufbeantworter nutzen
  • per Chat kommunizieren
  • Instant Messages versenden
  • Telefon- und Videokonferenzen abhalten
  • ein gemeinsames Dokumentenmanagement installieren

Vor allem, wenn Mitarbeiter viel im Homeoffice arbeiten, stellen sich die oben genannten Funktionen als hilfreich heraus, um trotz der örtlichen Distanz eine flüssige Kommunikationsstruktur aufrecht zu erhalten.

5 Gründe, warum VoIP für effizienteres Arbeiten sorgt

Gerade dann, wenn viele Angestellte dezentral arbeiten, sollten Unternehmen in die Anschaffung eines VoIP-Systems investieren. Die Arbeitsabläufe werden dadurch effizienter, die Außenwirkung in Kundentelefonaten bleibt professionell und zahlreiche Kommunikationswege kürzer. Folgende fünf Gründe sprechen für die Internettelefonie-Systeme:

  • 1. Sie telefonieren von überall. Vor allem, wenn mit einer Softphone-Lösung gearbeitet wird, ist das Telefon dort, wo sich der Mitarbeiter mit seinem Laptop gerade aufhält. Ob das im Homeoffice ist, bei einem externen Kundentermin oder an einem Sandstrand auf Bali. Die Erreichbarkeit ist überall dort gewährleistet, wo eine gute Internetverbindung besteht. Außerdem werden alle Angestellten telefonisch mit dem Firmennetzwerk verbunden. Mitarbeiter im Homeoffice müssen also keine Erreichbarkeitstage im Büro angeben, sondern sind jederzeit telefonisch kontaktierbar.
  • 2. Meetings werden ohne Reisezeiten möglich. Egal wie verstreut das Team arbeitet, VoIP-Anlagen holen alle an einen Tisch. Telefonkonferenzen können, je nach persönlicher Präferenz, mit einem digitalen Endgerät oder einem analogen Telefon wahrgenommen werden. Für Videokonferenzen stehen eigene Meetingräume zur Verfügung, die bei Bedarf passwortgeschützt werden können. Für die Einberufung des Meetings braucht es keine Zuständigkeit mehr, sondern Mitarbeiter können sich selbst organisieren.
  • 3. Informationen können sofort zugestellt werden. Für kurze Statusupdates braucht es mit Instant Messengern keine Emails mehr. Wer einfach eine Kurznachricht schickt, stellt sicher, dass die Info ankommt und dass der Posteingang der Kollegen nicht weiter überquillt.
  • 4. Ein gemeinsames Dokumentenmanagement wird möglich. Durch die zentrale Dateiablage auf einem gemeinsamen Server ist die Zeit des tausendfachen Anhangversands vorbei. Durch die gemeinsame Dateiablage haben alle Kollegen zu jeder Zeit an jedem Ort Zugriff auf wichtige Unterlagen.
  • 5. VoIP spart Kosten. Die Tarife für Internettelefonie sind meist weitaus günstiger als die klassischen ISDN-Tarife. Auch Auslandstelefonate werden damit um einiges billiger. Interne Teamtelefonate, auch mit Außenstellen in anderen Staaten, sind bei vielen Anbietern von VoIP-Telefonanlagen sogar kostenfrei.

Im Störfall ist schneller Support wichtig

Gerade Unternehmen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten, entscheiden sich oft für die selbstgehosteten On-Premise-Lösungen mit lokalen Servern. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass alle Kundendaten, Gespräche und Konferenzen in einer sicheren Umgebung bleiben und der Datenschutz damit garantiert ist. Kommt es allerdings zu einer Störung der Server, kann das dazu führen, dass die komplette Telefonanlage außer Betrieb ist. Blitzeinschläge bei Unwettern oder extreme Hitze in einem Serverraum ohne Kühlmöglichkeit können die Server nachhaltig beschädigen.

Ist der Schaden einmal entstanden, kann nur eine schnelle Datenrettung die Ausmaße begrenzen. Fehlt ein Backup des Systems, können Spezialisten versuchen, die Daten von den beschädigten Festplatten zu sichern. Unter sterilen Bedingungen und der Berücksichtigung strengster Datenschutzvorgaben werden die gespeicherten Daten wiederhergestellt und auf ein neues System überführt. So lässt sich die Telefonanlage auch dann retten, wenn die Server irreparabel sind.