Elektronische Patientenakte 2025: Alles, was ihr wissen müsst

Die elektronische Patientenakte, kurz ePA, ist ein digitaler Ordner, in dem alle eure Gesundheitsdaten gespeichert werden. Ärzte und medizinische Einrichtungen können hier wichtige Informationen wie Arztbriefe, Befunde und Medikationspläne einstellen, sofern ihr dem nicht widersprochen habt. Seit dem 1. Oktober 2025 müssen alle Praxen, Kliniken und Apotheken die ePA verpflichtend befüllen.

Die elektronische Patientenakte ist ein virtueller Aktenordner, in den künftig die Gesundheitsdaten wie beispielsweise Arztbriefe, Laborbefunde und Entlassbriefe aus dem Krankenhaus dann an einem einzigen, digitalen Ort liegen. Künftig sollen etwa auch das Zahnbonusheft oder der Impfpass dort hinterlegt sein.

Wer das erste Mal einen Blick in seine ePA wirft, wird feststellen: Hier gibt es noch nicht viel zu sehen. Anfangs ist die Akte nämlich leer. Ärztinnen und Ärzte sind zwar ab ihrem Ausrollen dazu verpflichtet, aktuelle Behandlungsunterlagen dort einzustellen. Ältere Befunde und Co. müssen sie aber nicht hochladen.

Versicherte haben allerdings die Möglichkeit, das selbst zu tun. Oder ihre Krankenkasse darum zu bitten, zweimal innerhalb von 24 Monaten können sie das tun. Bis zu zehn ältere medizinische Dokumente digitalisiert die Kasse dann, wie die Verbraucherzentrale erklärt.

Die ePA bietet zahlreiche Vorteile. Sie erleichtert den Informationsaustausch zwischen verschiedenen medizinischen Einrichtungen, vermeidet Doppeluntersuchungen und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf eure Gesundheitsinformationen in Notfällen. Zudem könnt ihr leichter ärztliche Zweitmeinungen einholen und Arztwechsel werden einfacher. Die Vorteile der ePA im Überblick:

• Mehr Durchblick beim Arzt: Ihr habt jederzeit Zugriff auf eure Gesundheitsdaten und könnt so besser informierte Gespräche mit euren Ärztinnen und Ärzten führen.
• Medikamentenübersicht: Eure Medikamente werden digital erfasst, was ungewollte Wechselwirkungen verhindern kann und den Ablauf von der Verschreibung bis zur Abgabe erleichtert.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Ihr könnt eure Krankendaten überall und jederzeit per App einsehen – egal, ob auf dem Weg zur Praxis oder in der Apotheke.
• Keine Suche mehr in der Krankengeschichte: Alle Behandelnden können auf eure Krankengeschichte zugreifen, was Doppeluntersuchungen vermeidet und die Behandlung vereinfacht – besonders praktisch bei chronischen Erkrankungen oder nach einem Umzug.
• Volle Kontrolle über Zugriffsrechte: Ihr bestimmt selbst, wer eure Daten sehen darf, und könnt die Zugriffsrechte jederzeit anpassen.
• Automatische Datenerfassung: Wichtige Gesundheitsdaten werden automatisch in eure ePA übertragen – Ihr müsst nichts weiter tun.
• Vertretungsregelung möglich: Ihr könnt anderen Personen (z.B. Familienmitgliedern) Zugriff auf eure ePA gewähren, falls Ihr Unterstützung benötigt.

Trotz hoher Sicherheitsstandards besteht immer das Risiko von Datenlecks oder Cyberangriffen. Technische Probleme wie Systemausfälle oder eine langsame Internetverbindung können ebenfalls den Zugang zur ePA erschweren. Die Nachteile der ePA im Überblick:

• Ihr müsst euch aktiv um Datenschutz kümmern: Wenn Ihr nicht wollt, dass alle Ärztinnen, Apothekerinnen und andere Berufsgruppen alle Eure Gesundheitsinfos sehen, müsst Ihr selbst aktiv werden. Besonders sensible Diagnosen wie eine HIV-Infektion oder psychische Erkrankungen sind nicht automatisch geschützt – Ihr müsst an mehreren Stellen Einstellungen vornehmen, da solche Infos auch aus Medikationslisten oder Abrechnungsdaten hervorgehen können.
• Fehlende Komfortfunktionen zur Sichtbarkeitssteuerung: Es gibt keine einfachen Möglichkeiten, die Sichtbarkeit einzelner Inhalte gezielt zu steuern. Ihr könnt z.B. nicht festlegen, dass Zahnärzt*innen nur zahnärztliche Dokumente sehen oder dass neue Infos nur für die Hausärztin sichtbar sind. Das erschwert den selektiven Umgang mit sensiblen Daten.
• Digitalkompetenz ist Voraussetzung: Wer sich mit digitalen Anwendungen nicht auskennt, hat es schwer, die ePA eigenständig zu nutzen. Ohne Smartphone, Tablet oder Computer seid Ihr auf Hilfe von Dritten oder die Unterstützung der Krankenkasse angewiesen.
• Restrisiko bei Datensicherheit: Trotz hoher Sicherheitsstandards bleibt immer ein Restrisiko für Cyberangriffe oder Datenlecks. Eure Gesundheitsdaten sind zentral gespeichert und könnten im schlimmsten Fall gehackt oder missbraucht werden.
• Technische Abhängigkeit: Die Nutzung der ePA setzt eine stabile technische Infrastruktur voraus. Bei Systemausfällen, technischen Fehlern oder schlechter Internetverbindung könnt Ihr möglicherweise nicht auf eure Daten zugreifen.
• Eingeschränkte Zugriffssteuerung: Ihr könnt Dokumente oder Ordner nicht gezielt nur für bestimmte Praxen freigeben. Ein Dokument ist entweder für alle berechtigten Einrichtungen sichtbar – oder nur für euch selbst. Auch Medikationslisten können nur komplett freigegeben oder komplett gesperrt werden, nicht einzelne Medikamente.
• Aufwändige Freigabe-Einstellungen: Wenn Ihr bestimmte Diagnosen nicht teilen wollt, müsst Ihr die Freigaben an allen betroffenen Stellen einzeln einstellen. Alternativ könnt Ihr einer Praxis den Zugriff auf die gesamte ePA verweigern – dann können aber auch keine neuen Behandlungsergebnisse von dieser Praxis in eure ePA eingetragen werden.

Ab dem 15. Januar 2025 wurde die ePA schrittweise für alle gesetzlich Versicherten eingeführt. Seit dem 1. Oktober 2025 ist die ePA für alle Ärzte, Klinken und Apotheken in Deutschland verpflichtend. Ihr könnt der Einrichtung einer ePA widersprechen, wenn ihr dies nicht wünscht, denn Nutzung der ePA ist freiwillig. 

Ihr könnt jederzeit widersprechen, und eure Entscheidung darf keine negativen Auswirkungen auf eure Gesundheitsversorgung haben. Die ePA wird über eine spezielle App eurer Krankenkasse genutzt, die ihr auf eurem Smartphone, Tablet oder Computer installieren könnt. Ihr müsst euch registrieren und anmelden, um Zugriff zu erhalten. Ohne geeignetes Endgerät könnt ihr keine Daten einsehen oder verwalten. Ihr könnt jedoch eine Vertrauensperson benennen, die in eurem Namen die ePA verwaltet.

Ihr habt die volle Kontrolle über den Zugriff auf eure ePA. Ihr entscheidet, wer Zugriff erhält und könnt jederzeit Berechtigungen erteilen oder widerrufen. Der Zugriff ist zeitlich begrenzt und nur erlaubt, wenn er für die Behandlung notwendig ist. Ihr könnt die Zugriffsdauer individuell anpassen.

Die Nutzung der ePA ist und bleibt freiwillig. Wer nicht möchte, dass eine für ihn oder sie eingerichtet wird, sollte rechtzeitig widersprechen. Über den genauen Weg informiert man sich dabei bei der eigenen Krankenkasse.

Doch auch, wenn die ePA bereits eingerichtet ist, gibt es die Möglichkeit, sie wieder löschen zu lassen. Wer die ePA hat löschen lassen und sich wieder umentscheidet, kann sich einfach bei der Krankenkasse melden, die richtet sie dann wieder ein. 

In eure ePA kommen alle wichtigen Gesundheitsdaten, die von Ärzten während der Behandlung erhoben werden. Ihr könnt auch selbst Daten hinzufügen oder bestimmte Informationen verbergen. Die Sicherheit eurer Daten hat höchste Priorität. Die ePA unterliegt strengen Sicherheitsvorgaben und alle Daten sind verschlüsselt. Nur ihr und von euch autorisierte Personen haben Zugriff auf die Inhalte.

Die Arztpraxis, die Physiotherapeutin oder das Sanitätshaus bekommen über das Auslesen der elektronischen Gesundheitskarte Zugriff auf die Daten, die in der ePA liegen und die für sie sichtbar sind.

Wer die vollen Möglichkeiten nutzen will, braucht die ePA-App seiner Krankenkasse. Wie die genau heißt, kann man über eine Liste der Gematik herausfinden, der nationalen Agentur für digitale Medizin. Alternativ soll auch die Möglichkeit geschaffen werden, sich über eine Browser-Anwendung am PC Zugang zur ePA zu verschaffen.

Was es für den Zugang braucht:

• Elektronische Gesundheitskarte mit NFC-Funktion: Die erkennt ihr an dem kleinen Funkwellen-Symbol auf der Karte.
• PIN: Die müssen Versicherte bei ihrer Krankenkasse anfordern. Gängig ist das Postident-Verfahren, bei dem man sich in der Postfiliale vor Ort mit dem Personalausweis legitimiert.
• Endgerät: Die mobilen Betriebssysteme Android 10 oder iOS 16 sollten es auf dem Smartphone mindestens sein. 

Wer Unterstützung braucht, kann sie bei seiner Krankenkasse bekommen: Mit dem Ausrollen der ePA sind die Kassen verpflichtet, Ombudsstellen einzurichten, die bei der Einrichtung unterstützen.

Ist die App einmal zum Laufen gebracht, kann man die Dokumente in der ePA einsehen. Um sich in der App anzumelden, muss man dann die elektronische Gesundheitskarte ans Smartphone oder PC-Kartenlesegerät halten.